Análisis de Puestos

La función básica que define El Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo es proporcionarnos el conocimiento real y actualizado de las distintas posiciones que configuran la estructura organizacional, de sus actividades, objetivos y resultados que cada puesto debe entregar al conjunto de la organización.

Es una metodología de una importancia crítica e imprescindible para desarrollar una adecuada gestión integral de los Recursos Humanos en las organizaciones.

Esta metodología nos ha de permitir:

  • Especificar y reflejar documentalmente la misión, contenido, proyección y relaciones funcionales de cada puesto de trabajo de la organización.
  • Definir el nivel de responsabilidad de cada uno de los puestos, de su coordinación con puestos de otras áreas y de sus relaciones operativas tanto internas del departamento como interdepartamentales.

  • Determinar los niveles de exigencia que demanda el puesto en cuanto a conocimientos, competencias, experiencia, habilidades y hábitos que sus ocupantes necesitan para alcanzar adecuadamente los resultados esperados. De tal manera que nos permita la identificación y definición de los diferentes factores que configuran el perfil competencial que ha de reunir el ocupante del puesto.

Como se puede ver, se trata de una metodología de la que se ha de derivar toda la cimentación para desarrollar una gestión integrada de los RR.HH. y tiene una incidencia crítica en la aplicación y configuración de la totalidad de las distintas herramientas de gestión para el manejo y desarrollo de recursos. (Véase fig. siguiente)

En esencia, el Análisis y Descripción de los Puestos de Trabajo, significa determinar qué significa Análisis y qué significa Descripción:

Análisis: Identifica los factores críticos que configuran funcionalmente a cada uno de los puestos (cuáles son) dándoles entidad propia y diferencial.

Descripción: Es la definición funcional de cada uno de los factores anteriormente identificados (qué hacen)

¿QUÉ HA DE CONTENER EL ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE LOS P.T.?

El formato de descripción es el documento final, el resultado que nos permite la inserción integradora y homogénea de toda la información extraída.

Deberá responder con concreción y claridad en relación con cada puesto de trabajo las siguientes cuestiones:

  • ¿Dónde se sitúa?
  • ¿Para qué está en la Organización?
  • ¿Qué hace?
  • ¿Qué relaciones tiene?
  • ¿Cuál es su proyección en la Organización?

No existe un formato estándar para todas las organizaciones. Cada organización diseñará el suyo propio considerando los objetivos que se pretendan alcanzar con ello.

A modo indicativo, presentamos uno de los posibles que remarca la concepción finalista, teniendo presente la finalidad de los puestos en términos de resultados, haciendo posible de esta forma que el análisis y descripción de los puestos de trabajo posibiliten la Dirección por Objetivos. Igualmente, permite configurar los elementos para hacer posible la implantación de la Evaluación del Desempeño desde un punto de vista cualitativo, a través de los criterios del puesto.

FACTORES QUE INTEGRAN EL ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE LOS P.T.

  1. Datos de identificación:

    Aporta la información para ubicar en la estructura organizativa y conocer quién es su ocupante. Recogerá los siguientes apartados:

    • Denominación del puesto
    • Actual ocupante
    • Denominación del puesto del que depende
    • Actual ocupante del puesto superior
    • Unidad superior de la Organización
    • Dirección funcional
    • Departamento
  2. Función Básica:

    Recoge su misión estructural, su resultado final esperado, nos dice la razón de ser del puesto en la Organización. El para qué ha sido creado. Debe describir los siguientes puntos:

    • Ámbito de actuación
    • Productos o servicios que entregará a la Organización
    • Clientes internos y externos
    • Proyección del cargo en la Organización

    Para dar forma a la Función Básica, se pueden seguir las siguientes normas:

    • Acción: Que debe expresarse en un verbo en modo infinitivo que encaje con las características funcionales del puesto. Por ejemplo: dirigir, diseñar, coordinar, producir, supervisar, verificar…
    • Espacio: Sobre dónde se ejecuta la acción identificada, su área de actuación claramente definida
    • Normativa: Reglas y criterios conforme se desarrollarán las acciones en el área de actuación.
    • Resultado: El resultado esperado o fundamental del puesto
  3. Funciones del Puesto:

    Se describen los distintos productos o servicios que el puesto proporciona a la Organización, aquello que sólo ese determinado puesto hace. Se especifica el grado de autoridad con que se produce el producto o servicio, vinculados en relación de dependencia.

  4. Funciones Específicas:

    Son aquellas funciones del puesto que no son delegables. Las que son competencia y responsabilidad directa del puesto. Su titular las ha de asumir directamente

  5. Criterios del puesto:

    Son las características que tendrán los resultados, los factores que determinan “la manera de trabajar” de forma habitual, que afectan a la calidad genérica del resultado esperado. Cada organización establece los suyos. Su importancia es crítica por cuanto sirve de base para el establecimiento de la Dirección por Objetivos. Son las condiciones que señalan “cómo” deberán hacerse las funciones, tomando como referencia unos determinados parámetros vinculados a la Estrategia general de la Empresa. Entre otros criterios, pudieran apuntarse los siguientes:

    • Calidad de Planes y Objetivos.
    • Eficacia Genérica.
    • Impacto en el Sistema de Relaciones Laborales.
    • Asesoramiento y Asistencia.
  6. Tipología y Proyección:

    Recoge en detalle las características diferenciales que definen al puesto referidas básicamente a su ejecución y cómo se proyectan en otros ámbitos de la organización. Se refiere a aspectos directamente vinculados a la articulación de acciones derivadas del despliegue de conductas que exigen llevar a cabo las distintas funciones del puesto y su proyección en la organización.
    Consta de ocho apartados:

    • Estructura organizativa: Identificación en el Organigrama.
    • Función básica del puesto jerárquico superior.
    • Atribuciones de carácter económico: Se especifican las cantidades finales manejadas en el puesto. Si tiene o no responsabilidad para aprobar o no un determinado presupuesto.
    • Tipología de los Problemas: Si se exige toma de decisión por parte del titular y que probablemente tenga que resolver buscando la solución.
    • Características de la Responsabilidad: Se trata de delimitar, en una doble vertiente, la responsabilidad que se ejerce sobre sus actividades por parte de otros y las que se ejercen desde el puesto sobre otros que dependen jerárquicamente de él.
    • Clientes y proveedores internos: Identificar las áreas o departamentos donde el puesto de trabajo proporciona productos o servicios como resultado de su misión y funciones.
    • Experiencia necesaria y perfil competencial: Se trata de saber qué experiencia anterior se demanda para el candidato al puesto, así como su titulación, idiomas y otras competencias. Que conocimientos, habilidades y hábitos de trabajo deberán tener los ocupantes del puesto.
    • Otras consideraciones: Se reflejan otros aspectos relevantes o significativos que no han tenido encaje en los apartados anteriores. Por ejemplo, la proyección promocional hacia puestos jerárquicos superiores.

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