El Proceso de Negociación

El proceso de negociación consta de cuatro grandes fases: preparación, ejecución, cierre y postacuerdo.

El negociador debe dedicar todo el tiempo que pueda a la búsqueda de información del oponente y, en función de sus hallazgos, determinar los objetivos concretos y precisos que se pueden conseguir.

El primer paso es cultivar la habilidad de ponernos en el lugar de los demás y, para conseguirlo sólo hay una regla: conocer al otro recopilando la máxima información de los oponentes.

Toda esa información permitirá construir los argumentos con los que responder a las posibles objeciones que aporte la otra parte y estar preparados para comenzar la negociación.

En este punto, hay que tener en cuenta las técnicas de comunicación:

• Preguntar mucho.
• Escuchar más.
• Observar las reacciones.

Y además hay que observar cuatro reglas básicas:

1. No se confíe ni subestime a su oponente.
2. Trate de crear un clima de no confrontación y respete las posturas de los otros.
3. Tenga paciencia y no muestre nunca impresión de querer terminar el proceso cuanto antes.
4. Pregunte los porqués de las ofertas en vez de rechazarlas de plano por absurdas.

Las razones que exponemos, tanto para hacer nuestras ofertas como para rechazar las que no nos convienen, han de tener la intención de convencer y en este sentido conviene argumentar teniendo en cuenta lo siguiente:

Exprese los argumentos con claridad pero dirigiendo la explicación a los intereses del oponente, sin confundirlos con los nuestros.

Sea comedido en el uso del lenguaje; evite palabras que generen desconfianza, como expresiones exageradas o superlativos. Presente las propuestas en condicional ( si….. entonces)

Los argumentos han de tener coherencia. No deben existir contradicciones.

Utilice argumentos que supongan una ventaja para el interlocutor. No compare en términos monetarios los intercambios pensando que él gana más o menos con nuestra oferta. Ofrezca cosas valiosas para el otro procurando a la vez que sean poco costosas para Ud.

LOS ARGUMENTOS, LAS CONCESIONES Y LAS RÉPLICAS.

El oponente posee también razones para sustentar sus requerimientos, de tal modo que, a la presentación de nuestra oferta se sucederán sus réplicas y argumentos. Las objeciones no deben ser tomadas como una molestia, pues contienen una carga positiva muy importante.

Las objeciones confirman que estamos ante una negociación seria, ya que nadie se molesta en objetar cuando cree que no hay nada que discutir. También nos ofrecen pistas para obtener información sobre nuestros interlocutores y sus verdaderos motivos.

En las respuestas a las objeciones hay que averiguar si estamos ante una excusa o, por el contrario, se trata de una auténtica discrepancia. La manera de abordarlas difiere radicalmente:

La manera de enfrentarse a una objeción es respondiendo con una aceptación condicional. Si es una excusa nos responderá con otra objeción. Si es un argumento serio entraremos en su debate y solución.

En general, las personas no esperan ser aprobadas cuando objetan, por lo que la aceptación de su opinión les hace más sensibles a nuestros argumentos.

LAS CONCESIONES

Las ofertas bajas tienen aspectos positivos y un amplio espectro para hacer concesiones posteriormente.

1. Valoración de concesiones.

   Si la negociación se inicia con concesiones duras las ofertas posteriores se verán bien comparadas con las primeras. Al hacer una oferta muy baja (pero no absurda), el negociador transmite firmeza, resolución y experiencia. Pero hay que estar preparado para resistir.

   Si una oferta extrema es seguida por concesiones rápidas, fáciles y grandes puede llegar a ser contraproducente y el nivel de aspiraciones del oponente se eleva considerablemente.

   Nunca se debe dejar que nuestra demanda inicial sea influida por la oferta de apertura del oponente. No hay que permitir que la posición de entrada extrema del oponente imponga el tono de la negociación.

   No es verdad que hacer concesiones rápidamente, haciendo titubear a los oponentes, sea provechoso para conseguir que la negociación se encarrille. Al contrario, puede sugerir debilidad por nuestra parte y ofrecer ventajas a nuestros oponentes.

2. Reglas para hacer concesiones.

   Siempre hay que considerar si la situación y contexto son adecuados para la concesión específica que se tiene en mente. No conviene olvidar que las concesiones no son por sí mismas elementos positivos y pueden llegar a ser obstáculos para una solución.

   Nunca se debe aceptar una primera oferta. Casi nunca es tan buena como la oferta final.

   Comienza alto si eres vendedor o bajo si eres comprador.

   Asegurarse de que el oponente sea el primero en hacer una concesión en asuntos importantes. Se puede considerar hacer concesiones insustanciales para luego obtenerlas más adelante en asuntos importantes.

   El valor de las concesiones crece con el tiempo. Por ello es bueno conservar nuestras concesiones lo máximo posible. Cuanto más tenga que esperar el oponente más duro tendrá que luchar por ellas y mayor valor tendrán para él.

   Si se tienen que hacer concesiones éstas deben ser pequeñas y más lentas que las de nuestro oponente.

   A cada concesión, algo a cambio. Si no es así, nuestro oponente esperará concesiones gratis.

   Si nuestro oponente hace concesiones gratis, no significa que nosotros debemos hacer lo mismo.

   Si se hace una concesión que para nosotros cuesta poco, hay que darle mucha importancia. Si es valiosa para el oponente, ¿qué le importa lo poco que nos cuesta?

   Partir la diferencia entre una posición razonable y otra no razonable da un resultado no razonable.

EL FACTOR TIEMPO

El tiempo es un factor importante y decisivo en las negociaciones. El tiempo es poder. Nunca se debe negociar cuando se tiene prisa o, al menos, el oponente no debe notarlo.

Las presiones del tiempo hacen a los negociadores, en muchos casos, reducir sus objetivos, disminuir sus demandas y aumentar sus concesiones sin ser conscientes de ello.

Tomarse tiempo para negociar tiene también un impacto psicológico. Se produce en el otro una sensación de frialdad, relajamiento, falta de dominio de la situación.

En algunas ocasiones en las negociaciones existen una serie de plazos y fechas tope, bien por imperativo legal, o bien establecidos entre las partes. Estos últimos pueden alterarse.

Los plazos son útiles en las negociaciones, pues obligan a concentrarse y fuerzan a tomar decisiones. Así mismo, también sirven para que el oponente deje de fanfarronear, quejarse, engañar, dilatar… Si el oponente percibe que el plazo marcado es real puede cambiar de actitud.

Además, con el tiempo se puede jugar. Se puede emplear como factor táctico. Si el tiempo juega contra el oponente proponga sesiones cortas y espaciadas. Si le hace falta tiempo a Ud. cancele en el último minuto una reunión en la que el oponente esperaba poder avanzar, aunque en este caso hágalo con educación. El tiempo erosiona los niveles de aspiración del oponente.

Continuar con las Tácticas de la Negociación.