El ERP

¿Tienes un ojo al final de la nariz?

Salvo, contadas y tristes excepciones, los seres humanos seguimos un patrón bastante homogéneo. Nuestros órganos vitales están ubicados en las mismas partes del cuerpo y el código genético entre dos personas provenientes de lados opuestos del mundo comparten más similitudes que diferencias.

En el mundo de la empresa, pasa algo similar. Cada empresa es un individuo único y irrepetible. Sin embargo, todas las empresas comparten rasgos muy similares.

Todas han de cumplir con sus obligaciones administrativas y fiscales y todas necesitan estructurar sus procesos para alcanzar cada vez más altas cotas de eficiencia.

Pero antes de entrar en materia, quisiera compartir contigo mis primeras experiencias con el mundo de la informática.

Hace más de veinte años, en aquél pueblo del desierto de Nuevo Méjico, montaron un laboratorio de informática en el instituto donde estudiaba. Tenía catorce años, unos cuantos granos en la cara, y una actitud que aun no he aprendido a dominar lo suficiente.

Entonces instalaron doce ordenadores Apple II (el primer modelo), nueve con monitores monocromo y tres con monitores en color. Éramos 24 en cada clase y el profesor, Mr. Lanier, sabía cien veces más de informática que nosotros (o sea, le habían dado un cursillo el verano antes de empezar el año escolar).

Con 32ks de memoria y un teclado que no tenia minúsculas, éramos capaces de casi cualquier cosa. Aprendimos a dibujar formas en la pantalla (resolución 40 X 24), a calcular resultados matemáticos y a estructurar pequeños programas. En aquel entonces estábamos en la frontera de la tecnología y no lo sabíamos.

No sé porque, pero aquello cuajó conmigo. Terminé el curso habiendo realizado un programa de 50 folios, con más de 30 subrutinas que era capaz de crear automáticamente personajes válidos para un partido reglamentario de dragones y mazmorras.

Tan impresionante debió de haber sido aquello y tan poco entendió Mr. Lanier, que me puso matricula y me recomendó para una beca especial.

Sabía que necesitaba tener un ordenador para mi solo, ¿pero cómo?

El consejo de mi padre fue sencillo – “Si quieres un ordenador tendrás que encontrarte un trabajo.” “Por cierto,” me dijo, “han abierto una pequeña tienda de informática en la esquina de la cuarta con Runyan.”

El día siguiente me acerqué a General Data Systems y pregunté por el dueño. Su nombre era Steve.

A Steve, le conté mis experiencias con los Apple del instituto, y le pregunté si podía ayudarle sin cargo por un tiempo. El se ofreció a contarme las bondades de los ordenadores “serios” que comercializaba en la tienda. Basados en el sistema operativo CPM tenían 64Ks de memoria y dos unidades de disquetera de cinco pulgadas y cuarto.

¡Estas maquinas permiten grabar el programa en un disquete y los datos en el otro!

¡Ya sabía el ordenador que necesitaba!

Tres meses más tarde pude cerrar un trato con Steve: yo le haría un programa sencillo de contabilidad empresarial y a cambio el me daría un Kaypro (la marca que vendía) con dos disqueteras. Así empezó mi carrera con la tecnología.

No fue fácil, y no se quien de los dos salió más beneficiado del trato (seguramente mis limitados conocimientos de contabilidad no fueron suficientes para crear la base de una gran aplicación), pero se terminó y me llevé 15 kilos de ordenador, más una impresora de calidad profesional (operaba igual que una maquina de escribir) a la universidad.

¡No te puedes imaginar lo que un chaval puede hacer con 64Ks de RAM y un caso de acne juvenil!

Nostalgias aparte, lo que podemos ver de esta historia es que desde hace muchos años las primeras aplicaciones informáticas estaban orientadas hacia el control financiero de la empresa. Estos pequeños programas para registrar las entradas en los diarios y mayores de los libros contables fueron los gérmenes de las grandes aplicaciones de gestión disponibles en el mercado hoy en día.

Han adquirido un nombre curioso. Quizás sea en homenaje a un gran márshall del oeste, o quizás porque las grandes consultoras tengan lealtades hacía partidos políticos radicales de Palencia, pero estas aplicaciones integrales de gestión lucen con orgullo el titulo de ERPs.

A lo largo de este artículo vamos a analizar en profundidad las potentes razones que pueden existir para justificar la implantación de un ERP en tu negocio.

Hace veinte años, la norma era que cada empresa tenía que realizar, ad hoc, las aplicaciones que necesitaba para gestionar su empresa. Las empresas de informática, casi todas pequeñas empresas locales ligadas al estandarte de algún fabricante multinacional, desarrollaban programas específicos para sus clientes. En los mejores de los casos, estas empresas tenían un diseño más o menos “standard” sobre lo cual programaban las peculiaridades de cada cliente.

Básicamente, la calidad de la solución dependía exclusivamente de la calidad de la empresa proveedora. A veces la jugada salía bien, en muchas otras ocasiones acababan las relaciones como algunos matrimonios desafortunados. Desde luego, no hay nada peor que una convivencia forzada.

De la multitud de “matrimonios rotos” que generó este modelo ha nacido un modelo diferente que ofrece mayores garantías a las empresas. En lugar de encargar un desarrollo a medida, lo cual es costoso y difícil de mantener, hoy en día muchas empresas optan por implantar soluciones standard para su gestión empresarial.

Creadas por empresas dedicadas a la fabricación de software, estas aplicaciones ofrecen a sus clientes soluciones probadas por el mercado. Aunque pueden no contemplar todas las peculiaridades de una empresa, compensan estas deficiencias con el hecho de que se incorporan las mejores prácticas de un gran numero de instalaciones.

Una parte fundamental de cualquier ERP es su capacidad de adaptación a las necesidades del cliente. Aunque las empresas comparten muchos procesos siempre hay necesidad de moldear la aplicación a las idiosincrasias de cada cliente. Este proceso se llama “parametrización”.

Una buena parametrización permite reflejar las peculiaridades de la empresa y su mercado en los sistemas de gestión de la aplicación. Sin embargo, estas adaptaciones no obstaculiza la incorporación de las nuevas versiones que van saliendo de la aplicación. De este modo la empresa goza de las ventajas de contar un paquete standard que evoluciona según marca los ritmos del fabricante, sin tener que renunciar a su propia identidad.

Pero, el papel lo aguanta todo.

Muchas veces una parametrización de la aplicación no es suficiente, y puede hacer falta realizar modificaciones y cambios a medida en la aplicación. Aunque prácticamente todos los fabricantes de software tienen mecanismos previstos para estas eventualidades, hay que andar con pies de plomo. Según la importancia del cambio realizado, puede dificultar la incorporación posterior de novedades, parches y nuevas versiones del ERP.

Por eso, es muy importante evaluar concienzudamente los servidumbres y costes de mantenimiento que pueden acarrear cualquier modificación o desarrollo auxiliar.

Puede resultar que por culpa de un cambio a medida, su empresa pierde las ventajas de una aplicación y sin darse cuenta adquiera el mismo lastre de estar casado con un proveedor de servicios (en este caso el que haya realizado la modificación). Muchas veces es mejor adaptar la empresa a la aplicación, en lugar de modificar la aplicación a la empresa.

¿Pero que incluye un ERP?

Como vimos antes, casi todas estas aplicaciones han nacido alrededor de la gestión contable financiera. Las empresas tienen la obligación de documentar su actividad y de gestionar con responsabilidad los bienes y recursos de sus accionistas.

Esto forma la base de nuestro sistema de mercado libre.

Mientras que muchas áreas de la gestión no son aplicables a todas las empresas — no todas tienen almacenes o fabrican algo — todas comparten la obligación de gestionar sus finanzas. Cada movimiento de dinero ha de estar reflejado en los libros contables (diarios y mayores) de la empresa. Es necesario mantener un plan contable adecuado a la legislación y poder entregar correctamente balances, cuentas de explotación y cumplir con las leyes fiscales.

Salvo en las empresa más microscópicos, estas obligaciones requieren una aplicación informática.

Pero además, esta aplicación tiene que ser una herramienta vital para facilitar la toma de decisiones cotidianas del empresario. Un buen sistema contable permite controlar la tesorería, protegerse frente a ladrones de guante blanco y sobre todo diagnosticar la salud de la empresa. Como las notas a final de semestre, los balances contables de tu empresa reflejan claramente los aciertos y desavenencias de tu estrategia empresarial.

Por esta razón, un ERP moderno no puede quedarse simplemente con el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales. La ley exige un sistema contable que refleja correctamente el rendimiento económico de la empresa. No pueden haber dudas referente a si gana, o no, dinero al final del ejercicio.

Sin embargo, como empresario, sabes de sobra que el beneficio contable es tan útil como herramienta de gestión como una buena bola de cristal. ¿Cuántas empresas han muerto ahogadas en un gran charco de beneficios? Para aportarnos luz sobre nuestra empresa, necesitamos cortar más fino.

Una de los principales instrumentos que precisamos cuando la empresa empieza a crecer es un buen sistema de contabilidad analítica. Como una lupa en la mano de Sherlock Holmes, este instrumento nos permitirá saber en que puntos concretos de nuestra actividad acertamos y en cuales otros fracasamos.

Si eres como yo, a ti también te encantará estudiar a fondos tus datos de ventas.

No hay nada más exultante que identificar los productos más vendidos y comparar la distribución de ventas por zonas, canales de distribución y vendedores. Que bonito es pasar una tarde escogiendo y analizando la belleza de las fresas más apetitosas de la cesta.

Pero eso sólo es la mitad de la cuestión.

Si eres como yo, a ti tampoco te encantará levantarte por la mañana e ir corriendo a estudiar las facturas de tus proveedores. No hay nada más deprimente que encontrar que tu producto favorito es el que más recursos requiere producir.

Calcular las toneladas de abono necesarias para una buena cosecha de fresas dista mucho de mi idea de una tarde divertida.

¡Pero, nadie nos ha prometido que esto de ser empresario iba a ser siempre divertido!

Estudiar y analizar los costes es una tarea fundamental de cualquier actividad empresarial. Dado que el objetivo no es facturar, sino generar riqueza, hemos de equilibrar ambos lados de la balanza. Afortunadamente hay personas que disfrutan enormemente de este tipo de tarea (normalmente no son empresarios). Es importante contar con personas así en tu equipo, y ellos necesitan tener armas adecuadas para realizar su trabajo.

La primera de estas armas es la contabilidad analítica. Su misión es la de asociar los costes con objetivos de negocio. Puede ser interesante agrupar y estudiar los costes en función de productos, clientes o procesos de producción. Conviene buscar la sencillez en los análisis, pero los criterios dependerán de la naturaleza del negocio.

Estas herramientas suelen ser módulos opcionales de muchos ERPs. Puede ser que no los necesites implantar desde el primer momento. Sin embargo, cuando estás decidiendo implantar un ERP, es importante comprobar que cuando llegue el momento, estos módulos serán adecuados y funcionales. Haciendo suficientes preguntas antes de firmar el contrato, evitarás desagradables sorpresas al final del camino.

Dado que es un denominador común de todas las empresas, los fabricantes de software han empezado su labor en la área de finanzas. En algunos casos el ERP puede destacar con su capacidad en este terreno, pero en otros casos, destacan por otras áreas de gestión.

Una de las áreas más fundamentales de cualquier ERP es la gestión comercial.

Igual que con las finanzas, toda empresa tiene una obligación de documentar su actividad comercial. Hay que imprimir facturas (con sus numeraciones correlativas) y mantener un control sobre las existencias.

Sin embargo, una gestión comercial va mucho más allá que esto. Se trata de reflejar en la base de datos del ERP toda la información relativa al proceso comercial de la empresa.

En unos archivos llamados “maestros” la aplicación tiene que recopilar los datos básicos (fichas) de clientes, proveedores y productos. Estos archivos han de ser comunes para toda aplicación ya que su coherencia es fundamental para luego poder analizar y medir el progreso de la empresa.

Alrededor de estos ficheros maestros, girarán las dos cadenas comerciales de la empresa – compras y ventas.

El objetivo de la gestión de compras es facilitar y coordinar el suministro de materiales y servicios necesarios para mantener produciendo la empresa. Es necesario reflejar los pedidos realizados a proveedores en el sistema y desde este momento el ERP controlará todo su flujo de información. Cuando se introducen la recepción de albaranes, las existencias en el almacén quedarán modificadas y cuando se introducen las facturas los datos se comprobarán automáticamente frente a los pedidos y los albaranes. De este modo nunca pagarás por mercancías no recibidas y cualquier modificación de las condiciones inicialmente pactadas saltará inmediatamente a la vista.

La gestión de las ventas es similar en sus formas, pero varia en sus objetivos.

Seguimos gestionando pedidos, albaranes y facturas, pero en esta ocasión nuestro objetivo es de servir correctamente los deseos de nuestros clientes. Desde el primer momento registraremos en la aplicación todos los detalles del pedido. De este modo, las condiciones de servicio (productos, plazos de entrega, calidades…) y las condiciones comerciales (precios, descuentos…) son especificados rigurosamente. En este mismo momento el ERP debe poder identificar cualquier fallo probable (falta de existencias, condiciones irrazonables…).

Tomar medidas correctoras nada más recibir el pedido siempre es preferible a tener que dar explicaciones el día antes de la fecha prevista de entrega.

Es también en el campo de las compras y las ventas donde un ERP moderno debe reflejar sus dotes de integración. Como vimos en el capítulo anterior, podemos conseguir enormes ventajas uniendo nuestros sistemas a los de nuestros clientes y proveedores.

Uno de las grandes ventajas de implantar una aplicación standard es el hecho de que esta integración seguramente está prevista. Con los conocimientos que hemos adquirido, podrás evaluar correctamente esta capacidad de todas las aplicaciones candidatas.

El último gran apartado de la gestión comercial es la gestión de los almacenes.

Aunque en empresas muy complejas puede ser necesario implantar soluciones enormemente sofisticadas, la gran mayoría de los ERPs contemplan una gestión de almacenes más que suficiente.

El pegamento que une la gestión de compras, ventas, almacenes y finanzas es la gestión de la producción. En esta área de la gestión los ERPs faciliten que cada engranaje encaje con el siguiente. Temario de innumerables tesis doctorales, libros de consultoría y folletos de soluciones informáticas, la gestión y planificación de la producción es una ciencia en si sóla.

Empezando con la relativamente sencilla planificación de materiales (MRP), pasando por la planificación general de recursos, maquinarias y personas (MRP II) y llegando a las más modernas teorías de la gestión de las constricciones, hay sistemas y complejidades para todos los gustos. Es el terreno, por excelencia, de los grandes ERPs.

Dado que tengo un compromiso sagrado contigo de evitar siglas, largas diatribas aburridas y sobre todo de intentar (humildemente) de hacer de este viaje algo ameno, ya llevo tres párrafos demás hablando de la planificación de recursos.

Por eso, basta con deciros que si tu empresa es fabricante o tiene un sistema de producción complejo, necesitas vestirla con una aplicación de gestión de la producción. Puedes elegir la más escasa de los bikinis veraniegos para “tapar los rabitos” de tu producción, o puedes optar por el completo vestimento real de los guardasuizos del vaticano.

Mi recomendación – dado que tenemos un buen clima y teniendo en cuenta un pudor prudente, lo mejor es empezar con unas bermudas y una camiseta sport. No te dejes llevar por las palabrerías de los “expertos” vendedores de ERPs, pero no subestimes las posibilidades de mejorar que puede aportar una mecanización adecuada. Lleva el control tán lejos como puedas ver justificado por claros signos de retornos a la inversión. Siempre habrá tiempo para aumentar la sofisticación.

Una vez resuelto los temas fundamentales de la gestión administrativa, los fabricantes de software han ido incorporando nuevas funcionalidades a sus aplicaciones con la intención de diferenciarse de los demás. Estos añadidos son como los “extras” que ofrecen todas las marcas de coches. Sean los 16 airbags adicionales, el equipo de música vía satélite, o la tapicería en piel, todos quieren convencerte que su coche es el más bonito, más seguro y más equipado. Con los ERPs pasa lo mismo – quieren convencerte de que su aplicación es la más funcional, segura y completa del mercado.

La función adicional que más me gusta de algunos ERPs trata con una tecnología muy sofisticada. Llamados, con una cierta arrogancia, “Business Intelligence”, estos módulos intentan crear puentes entre la información y el conocimiento. En lugar de proveer cantidades abrumadoras de datos, tratan de destilar la información para presentar las claves necesarias para tomar decisiones.

Si alguna vez has tenido que sentarte a revisar largos informes, llenos de columnas, sabes lo difícil que es sacar buenas conclusiones sobre el papel. Es muy fácil no darse cuenta de algún detalle importante, y resulta arduo relacionar varios datos entre sí.

Conforme crece tu empresa este problema se acentuará. Además, conforme perfeccionas tus sistemas de gestión, estos te facilitarán cada vez más información. Un buen ERP controla tantos aspectos del negocio, que llega a ser prácticamente imposible analizar toda la información a tu disposición.

En este terreno, una buena herramienta puede convertirse en ventaja competitiva. Un sistema de Business Intelligence permite analizar tendencias, relacionar datos entre sí y visualizar de una forma clara los puntos más significativos de los datos que tengas.

Con tres o cuatro pantallas bien diseñadas, apoyadas en gráficos dinámicos, estos módulos te facilitarán un cuadro de mando que permitirá que conduzcas con seguridad a tu empresa. Muchas veces, la diferencia entre ganar o perder se basa en el haber encontrado un problema antes de que haya llegado a ser muy serio. Poder reaccionar con criterio a tiempo es una gran ventaja en un mercado competitivo.

Hasta ahora, hemos analizado las funciones que prestan muchas aplicaciones ERPs.

Hemos visto como abordan las finanzas, la gestión comercial y la gestión de la producción. Además, pueden incorporar funciones adicionales como el CRM, el comercio electrónico, la gestión de los recursos humanos o el Business Intelligence.Sabiendo ahora, lo que hacen, las preguntas claves son, “¿Qué beneficios puede aportar un ERP a mi empresa?”, y “¿Qué riesgos corro si decido implantar un ERP?” No es una decisión trivial emprender, y por eso hay que estar muy seguro antes de emprender el camino.

Los beneficios que puede aportar un ERP a tu empresa básicamente son tres.

En primer lugar, a diferencia de lo que ha ocurrido en muchas empresas que han ido evolucionando a lo largo de bastantes años, un ERP ofrece una solución totalmente integrada. Los datos de todas las funciones están en la misma base de datos y son compartidas por toda la empresa.

Esto representa una gran ventaja. No sólo evitamos la necesidad de reintroducir datos en más de una aplicación, pero todavía más importante es que podemos tener confianza en la integridad de la información. En cuanto tengamos aplicaciones distintas para gestionar áreas distintas de la empresa corremos siempre el riesgo de sufrir desfases e incoherencias en los datos.

Si la contabilidad identifica un cliente por cuenta contable, y el departamento de ventas lo identifica por su propio código, es muy probable que en algún momento asociemos las ventas de un cliente con los costes de otro. A posteriori es muy difícil rectificar situaciones así.

La falta de integración entre procesos de negocio, implica errores, y los errores siempre implican costes.

El segundo beneficio importante de un ERP es el hecho de que recibiremos actualizaciones periódicas.

Dado que el fabricante del paquete de software está siempre intentando mantener su producto a la vanguardia del mercado, está obligado a dedicar recursos para desarrollar nuevas funciones y de arreglar los fallos que vayan saliendo con la aplicación.

Si encargas el desarrollo de un programa a medida, toda la responsabilidad para su mantenimiento cae en las espaldas de tu empresa. No sólo tendrás que pagar para que se arreglen los fallos (no existen programas informáticos perfectos), pero además será obligación tuya encontrar los fallos.

A veces, crear una solución propia es la mejor decisión empresarial. Puede ser que tengas una manera especial de abordar un problema, o puede ser que tu sector sea peculiar, y por lo tanto, sus necesidades no están cubiertas por un programa standard. Si es así, antes de encargar un trabajo, debes evaluar al máximo los costes de mantenimiento.

Muchas veces estos costes superan con creces los costes iniciales de la inversión.

El tercer, y quizás el más importante, beneficio de una ERP no está relacionado con la tecnología. A contrario, sencillamente se trata de la disciplina de gestión que invariablemente vaya a producir en tu empresa.

El fabricante de la aplicación, ha tenido que dedicar grandes esfuerzos para estudiar y aprender las mejores prácticas de una gran cantidad de empresas. Con anterioridad ha trabajado para adaptar su programa a las necesidades de todos sus clientes y tiene una experiencia ganada.

Dado que son aplicaciones standard, aunque sean parametrizables para cada cliente, los procesos básicos seguirán una pauta previamente comprobada. El ERP exigirá la introducción de una cantidad mínima de datos que quizás en la actualidad no estés controlando. Además, si no cumples con los datos básicos requeridos, sencillamente no funcionará la aplicación.

Esta obligatoriedad de cumplir con las exigencias “del sistema” puede ser una excusa muy saludable para provocar un entrenamiento para los músculos flácidos de una organización algo indisciplinada. Si reconoces que tu equipo podría mejorar sus resultados adquiriendo mejores hábitos, la implantación de un nuevo sistema de gestión integrada puede obligarles a ello.

Por sí sólo, en muchos casos he visto que la disciplina resultante de la implantación de un ERP ha provocado mejoras sustanciales en la organización.

Pero la puesta en marcha de un ERP no sólo tiene beneficios, sino también aporta riesgos sustanciales. De hecho, se conocen casos de empresas importantes que han fracasado debido a una implantación fallida de un ERP.

El primero de estos riesgos es el de intentar “encajar” artificialmente a la empresa en un sistema de gestión inadecuado.

Imponer un ERP no apropiado a una empresa, es como forzarte a poner calzoncillos dos tallas más pequeñas que las tuyas. Se puede hacer, pero resulta doloroso y solo acaba realzando los michelines.

Del mismo modo, aunque puede provocar que se mejore la disciplina de trabajo del equipo, la implantación de un ERP no puede hacer milagros. Si tu empresa está acostumbrada a trabajar anárquicamente sin adherirse a ningún proceso previamente establecido, implantar repentinamente un ERP probablemente fracasará. Invertirás cantidades importantes de dinero intentando vestir con ropas de emperador un mono que acabará pareciendo un mono vestido de rey.

Básicamente el proyecto de implantación consistirá en tres conceptos fundamentales:

• Servicios de consultoría y parametrización

• Licencias de software

• Infraestructuras tecnológicas

Cada aspecto del proyecto es importante y debe ser considerado por separado y en conjunto. Al final de este capítulo veremos los factores más importantes a considerar en la evaluación de una propuesta de solución ERP.

Pero sin lugar a duda, el riesgo más importante de la implantación de una aplicación integral de gestión es el efecto que puede producir en el rendimiento de la empresa.

Durante varios meses (a veces años) tu empresa correrá un gran riesgo de perderse en la contemplación de su propio ombligo. Sin darse cuenta, tu organización puede caer en la trampa de creer que lo más importante es lo que está ocurriendo dentro de la empresa y no lo que está ocurriendo fuera de ella.

En pocas palabras, podéis perder el norte.

Implantar un ERP no es algo que puede hacer un departamento de informática o un departamento de administración. Necesariamente tiene que involucrar a todos los departamentos de la empresa. Es un proceso traumático y difícil que requerirá esfuerzos por parte de todos.

Por eso, lo más difícil es conseguir que estos esfuerzos no impliquen relajos en la calidad ni desvíos de la estrategia global de la compañía.

Una aplicación standard puede ofrecerte grandes beneficios. No es necesario, en muchos casos, emplear esfuerzos creando sistemas a medida que luego solo aportarán servidumbres. Siempre que sea posible, es preferente aprovechar las sinergias, los conocimientos y las ventajas de escala que inherentemente están incluidos en un sistema probado con éxito en cantidad de empresas.

Nadie más que tu puede saber si es el momento de tomar una decisión de esta calada en tu empresa. Desde luego, desde las páginas frías de un artículo, diagnosticar es imposible.

¡Suerte en tu propio camino!