Después del Evento

Cuidado. ¡Aún no has terminado!

Las tareas que vienen después son tan importantes como los preparatorios. Ahora, en los 3 o 4 días posteriores es cuando puedas asegurar unos resultados espectaculares. Para ello, hay que cumplir los siguientes pasos:

• Comprobar la lista de asistentes. Es importante revisar y estar seguro de cuales han sido los invitados que finalmente han venido. Mientras esté fresco en la memoria, haz que tu equipo repase la lista para corregir errores. Esto es importante para los siguientes dos pasos.
• Agradecer la asistencia. A los asistentes que hayan venido debes enviarle en seguida un email de agradecimiento. En ello, pregúntales que impresión se han llevado y si volverían a venir a otro evento parecido. Ofrézcales un link para descargar las presentaciones, si quieren.
• Contactar con los “no-shows”. También debes enviar un email a los invitados que no pudieron venir. Cuéntales lo bien que salió y lo ameno que resultó. Del mismo modo, ponte a su disposición para contarles personalmente un resumen del evento y ofrézcales también el link para bajar las presentaciones.
• Sacar un control sobre los costes. Debes hacer una relación de todos los costes asociados al evento para poder luego medir la efectividad del retorno. Esto es un paso crítico para poder estimar los beneficios reales del evento y planificar la conveniencia de hacer futuros eventos.
• Hacer seguimiento. Ya que facilitaste un método de recoger tarjetas de personas interesados en profundizar, no dejes escapar esta oportunidad. Durante la primera semana posterior del evento, alguien tiene que establecer contacto con ellos. Es fundamental no demorar. Las personas somos criaturas emocionales y si dejamos pasar “el momento” el trabajo de seguimiento será mucho menos fructuoso.
• Identificar oportunidades generados por el evento. Por un lado tienes claro los costes del evento. Ahora corresponde llevar un control sobre las oportunidades que haya producido tu evento. Conforme pasan las semanas y estas vayan concretándose, podrás atribuir las ventas generados gracias al evento.
• Control de efectividad. Después de haber pasado 3 o 4 semanas, es conveniente tratar de medir la efectividad real del evento. Se trata de hacer 3 o 4 preguntas con el objetivo de calibrar si realmente el evento ha sido beneficioso para el invitado. También esa una gran oportunidad para retomar el contacto y recabar sugerencias de mejora.
• Hacer una reflexión final Tu evento ha costado dinero y esfuerzo a todo tu organización. Por esa sencilla razón, debes parar un momento, unas semanas más tarde para hacer una reflexión honesta y sosegada. ¿A final ha sido un éxito? ¿Ha producido beneficios? ¿Es una herramienta que debas volver a emplear? Estas son las preguntas más importantes.

Espero que las respuestas hallan sido positivas.