Tipos de Eventos

La manera de organizar tu evento depende en gran medida del tipo de evento que sea.

Cada tipo de evento tiene un objetivo concreto y por consiguiente debe organizarse de acuerdo con los resultados esperados. No es lo mismo organizar un viaje incentivo que una inauguración de un local.

A continuación veremos algunos tipos de eventos comunes:

Presentación Comercial

El objetivo de un evento de este tipo es dar a conocer tus productos y servicios y provocar la contratación de los mismos. Suelen ser de una mañana o una tarde, cómo mucho. Para este tipo de evento, tu obsesión es despertar el interés del invitado.

El contenido del evento es tu mejor arma. Cada charla tiene que ser ocurrente, enfocado hacía el cliente y sustantivo. Cómo dijo mi abuela, “es más importante dar que recibir.” Y allí está la paradoja.

Tienes que transmitir tu mensaje comercial de tal forma y con tal sutileza que no parezca un mensaje comercial.

Si tu evento va a durar 3 horas dedica sólo 40 minutos para hablar “de lo tuyo.” Además divide estos 40 minutos en tres bloques. Al principio del evento dedica 10 minutos a hablar sobre como puede tu empresa resolver el problema de negocio en cuestión. Más tarde, en medio de la jornada, incluir una charla de 20 minutos para profundizar en tu mensaje. Para terminar utilizar los últimos 10 minutos para resumir y hacer que todo el evento sea enfocado hacía tu mensaje.

No hace falta nada más para tener un gran éxito.

El Seminario

El seminario puede ser una gran arma comercial si lo empleas bien. Igual que una presentación comercial, el secreto está en el contenido. Tu obsesión tiene que ser enfocada hacía lo que el invitado va a llevar consigo (en su cabeza) a final del día.

Los seminarios suelen durar una jornada completa y están relacionados exclusivamente con un tema de interés.

Por ejemplo, la Cámara de Comercio puede organizar un seminario sobre la facturación electrónica. Durante esta jornada hablarían varios expertos sobre diferentes aspectos del tema. Cada uno atacaría desde un punto de vista diferente.

Para que un grupo de empresarios (o sus empleados) dedican tanto tiempo a tu evento, es imprescindible que la calidad de la información sea excelente.

Para conseguirlo, recomiendo que incluyas, cómo el segundo poniente, un experto de renombre o un comunicador conocido. Aunque su charla no tenga un fondo técnico cien por cien orientado al tema de la jornada, si tiene gancho hará que la gente venga.

¡Imagina el éxito que tendría la Cámara, si Warren Buffett habla 20 minutos sobre “Estrategias de Inversión”!

Cursos de Formación

El objetivo de un curso de formación es hacer que los invitados vuelvan a sus casas con unos conocimientos que no tenían. Así de simple.

Para este tipo de evento, la calidad de la preparación es fundamental. No solo tienen que tener dominado sus temarios los profesores, pero además los materiales didácticos tienen que acompañar perfectamente. Muchas veces, los materiales que llevamos a casa son tanto o más importantes que las explicaciones recibidas.

Para un curso, cuanto más insípida es el contenido, mejor tiene que ser el profesor para impartirlo. ¿Cómo puede ser divertido un curso sobre desgravaciones fiscales? Pues puede serlo. Considéralo un reto.

Uno de los grandes fallos de los cursos es tratar de abarcar demasiado en poco tiempo. El ser humano necesita tiempo para absorber las ideas y para asimilar los contenidos. Por esta razón es importante planear frecuentes descansos y oportunidades para hacer preguntas.
Por último, no todo el mundo aprende de la misma manera. De hecho, los expertos saben que hay tres tipos de alumnos. Los que aprenden con los ojos (viendo y leyendo), los que aprenden con los oídos (escuchando explicaciones) y los que aprenden haciendo (juegos, ejercicios participativos…).

Por eso, tu curso debe tener algo para cada grupo.

Para las personas visuales usa apoyos visuales atractivos y concisos. Es mejor dejar en la pantalla una esquema ilustrativa que escribir en ella todos los puntos que vas a explicar.

Para los acústicos, debes tratar de hacer interesante la exposición. Usa historias o metáforas para hacer más próxima la explicación. Se trata de ilustrar a la vez que explicar.

Para el último grupo, hay que esforzarse más. Usa un ejercicio de dialogo, un juego o una maqueta física. Se trata de trasladar tu temario al mundo físico en tres dimensiones. Si eso no es posible, intentar añadir ejercicios prácticos u casos reales. Recuerda que cada individuo tiene su propia manera de aprender, lo cual no significa que sea una mejor que otra.

Ferias y Exposiciones

Las ferias profesionales buenas oportunidades para promocionarse y para forjar nuevos contactos empresariales. Pero también son un enorme esfuerzo para las empresas que tienen que participar.

Dependiendo de la envergadura del evento y el stand, hará falta más o menos preparación. He organizado stands de más de 100 metros para exposiciones de categoría mundial (Fitur) y stands de 3 metros en ferias locales.

Para todos, hace falta un gran esfuerzo de logística.

Estos eventos, a diferencia de los anteriores, suelen ser de interacciones uno a uno en lugar de ponencias en grupo. Por eso, requieren que todo el equipo humano esté perfectamente sincronizado.

Tienes que tener perfectamente claro cuales serán las responsabilidades de cada uno, a la hora de recibir un visitante a tu stand. ¿Si pasa un dignatario, quien le atenderá? ¿Cómo vas a segmentar a los potenciales clientes? ¿Por zonas? ¿Por tamaños de negocio?

En una feria, tener preparado los juegos de documentación para cada grupo de clientes resulta fundamental. No siempre se dispone de tiempo suficiente para hacer una labor explicativo. En estos casos, el tener a mano documentación adecuada y atractiva aumentará significativamente los retornos de la inversión.

Para ferias y exposiciones el después del evento es todavía más relevante. El seguimiento puntual marcará la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Incentivos y Viajes

Algunas empresas consiguen grandes resultados haciendo inversiones importantes en sus eventos. Dependiendo del volumen de ventas y la fidelización de tus clientes, puedes conseguir importantes retornos premiándoles con viajes o incentivos.

Para que este esquema funcione correctamente hay que tener muy claro el presupuesto del evento. Se trata de invertir, directamente sobre las personas que tomen decisiones relevantes. Uno de los mejores ejemplos de este tipo de eventos son los congresos médicos.

Las empresas farmacéuticos invierten importantes sumas de dinero para costear la asistencia de médicos en eventos por todo el mundo. Estos eventos cumplen con dos funciones claves. En primer lugar, son una gran oportunidad para que los profesionales puedan formar vínculos y actualizar sus conocimientos. En segundo lugar, son oportunidades excelentes para posicionar sus productos ante los profesionales que luego pueden prescribirlos.

Aunque algunos lo critican, este sistema beneficia a ambos colectivos y en la sociedad en general. Todos beneficiamos si nuestro médico está totalmente al día y puesto en las nuevas técnicas médicas. Del mismo modo, las compañías consiguen un canal de difusión de sus mensajes excelente. Si no se abusa y todos actúen con profesionalidad el retorno para todos es positivo.

Para organizar un evento de estas características resulta fundamental conocer los gustos y necesidades de tu público objetivo. Si tratas de impresionar un grupo de adolescentes, no hace falta llevarlos a Brasil. Con ir un día al parque acuático tendrás los resultados esperados. Sin embargo, si se trata de vender mantas a la tercera edad, mejor llevarlos a Cuenca.

Para triunfar, es importante encontrar el equilibrio correcto entre diversión y contenido. No estás llevando a tus clientes de vacaciones, sino situando tu esfuerzo comercial en un entorno distinto que haga calar con más efectividad el mensaje. Igualmente, no puedes esperar que vayan a Las Vegas y no echen una moneda en las máquinas.

Dada la complejidad logística de estos eventos, es imprescindible contar con un apoyo profesional para su organización.
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