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Logística del Evento

¡Ha llegado el gran día!

Los nervios están a flor de piel y las dudas acechan. ¿Vendrán? ¿Les gustará? ¿Será un éxito?

Depende de ti y tu equipo. Si has vendido bien el evento, tendrás público (siempre fallarán algunos). Ahora ha llegado la hora de cumplir y superar lo prometido. A continuación veremos los pasos necesarios para ejecutar perfectamente el plan:

  1. Recepción y entrega de credenciales A todo el mundo nos gusta sentir especiales. Si se hace con gracia, el hecho de que nuestro nombre esté en una lista y que nos estén esperando puede ser el primer “toque” del evento.

    Debes tener alguien asignado a recibir a los invitados, entregarles los materiales que necesitarán durante la duración del evento y saludarles por nombre. Cuando la persona se identifica, la persona encargada de la recepción tiene que tratar de hacerles sentir importantes y en casa.

    Si esperas más de 30 invitados, ten preparados unas tarjetas con sus nombres que pueden enganchar a la chaqueta o a la camisa. En estas “chapitas” incluye debajo de cada nombre una cita interesante diferente. Esto facilitará el establecimiento de conversaciones y contactos durante los descansos. Además crea tema de conversación mientras se espera el inicio de la jornada.

  2. Control de Asistencia La segunda misión de la persona encargada de la recepción es controlar quienes han venido. Así nada más empezar tendrás claro el nivel de asistencia que has conseguido.

    Si hay personas “VIP” en tu lista esta persona debe presentarle personalmente a su “amigo”. Esto es una persona de tu equipo, previamente asignado, para atender de cerca un invitado “especial”.

    Si no hay personas destacables en la lista, mira a ver de cuantos “amigos” puedes disponer y escoge al azar este número de “VIPs”. El amigo, debe confesar a su “encargo”, me pidió … (tu nombre) que me encargará de asegurar que estuvieses bien atendido. Para cualquier necesidad no dudes en decírmelo. No sabes lo bien que funciona este “truco”.

  3. Entrega de Materiales Ya hemos comentado que la persona en recepción entregará inicialmente los materiales que estimes necesarios para que tengan durante el evento. En ellos normalmente hay una copia de la agenda, una libreta para tomar notas, un bolígrafo y poco más. Si lo tienes preparado puedes incluir en este primer lote una hoja promocional con una oferta exclusiva para los asistentes de hoy.

    Los invitados van a tener un ratito mientras esperan para revisar estas cosas, pero si incluyas un montón de folletos y documentos acabarán no viendo nada. El objetivo es dirigir en cada momento su atención. Por eso, dosifica y pon en sus manos lo mínimo justo. Así sabrás que verán tu promoción.

  4. El Maestro de Ceremonias Tu evento debe contar con una persona que actuará como “organizador” de la jornada. Esta persona será el responsable de presentar los ponientes y explicar la logística de los descansos, cafés, comidas…

    Yo recomiendo que no seas tu quien ocupe este papel. Tu misión es velar por la transmisión global del mensaje y estar pendientes de los invitados. Elige algún miembro de tu equipo “con labia” y encargarle de este papel.

    Debe tratar de mantener un tono ameno y distendido. Debe tener preparado una introducción para cada poniente explicando las cualidades que hagan importante su presentación. Aunque quien vaya a hablar sea la persona más novata de tu organización, eso no quiere decir que hay que decirlo. Explica sus cualidades y logros y darás peso a sus palabras.

  5. Las Ponencias y los Tiempos Si has seguido mis consejos habrás ensayado el evento al menos una vez. Esto te habrá dado una idea aproximado de los tiempos y los ritmos de los ponientes. Piensa que tu evento es como una sinfonía que debe fluir con precisión.

    Por eso, alguien debe controlar discretamente el reloj. Que esté sentado detrás de todo el mundo y que esté preparado para dar señales al poniente. No se trata de parecer el interventor de un tren, sino una guía para mantener todo en su sitio. A veces, hay muchas preguntas y las cosas se retrasan. Intenta evitarlo y si ocurre procura “ajustar” en los descansos y las transiciones entre ponencias.

    Tienes que estar preparado por si a contrario, ves que vas adelantado sobre lo previsto en la agenda. Si es un desfase pequeño, no importa. Dile al Maestro de Ceremonias que se explaye un poco más en las presentaciones o que cuente un chiste. Si el desfase es importante, esté preparado para “añadir” una breve exposición “no prevista en la agenda”. Si lo haces, debe parecer totalmente espontáneo. Por eso, debes tenerlo muy preparado.

  6. Clausura del Evento Los eventos hay que terminarlos bien. La gente ya es ansiosa para irse (a comer o a su casa) y no quieren tonterías. Por ello, tienes que tener la clausura bien preparado.

    Si es necesario dar las gracias o explicar algún detalle logístico, el Maestro de Ceremonias debe hacer ANTES de la última ponencia, no después.

    Al terminar, debe resumir en 5 frases el mensaje principal del día. A continuación debe agradecer su asistencia e informarles que tienes preparados unos “paquetes informativos” juntos a la puerta.

    También ten preparado una especie de “urna” para que cualquier persona que quiere más información pueda echar una tarjeta suya y tendrás listo un mecanismo de seguimiento.

    También debes tener preparado algún mecanismo para evaluar la opinión de tus invitados. Esta pequeña encuesta debe pasarse antes de la última ponencia. Por experiencia propia, sabes que cuando haya terminado lo que quieres es irte. No trates de imponérselo a tus invitados.

    Con suerte ha ido todo como un reloj y la gente está encantada. Disfruta del momento y recuerda agradecer personalmente a cada miembro de tu equipo por su colaboración. Si ha sido un esfuerzo grande para ti, igualmente lo ha sido para ellos.

  7. Continuar con Después del Evento – conseguir resultados.

About the author

Dennis H. Lewis

Con trece años inició su relación con la Informática y lleva desde los quince trabajando en la implantación de soluciones tecnológicas para empresas. Licenciado, Cum Laude, en Matemáticas por la Universidad de Texas en Austin, (Texas) ha desarrollado gran parte de su carrera profesional en la zona levantina de España. Actualmente es socio fundador Creative Persuasion en Orlando, Florida y Alicante, España.

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